W spotkaniu biorą udział wszyscy członkowie Zespołu Scrumowego. W praktyce spotkanie składa się z dwóch części – w pierwszej uczestniczą zwykle wszyscy członkowie Zespołu Scrumowego, w drugiej może brać udział tylko Zespół Deweloperski.
Krytycznymi czynnikami wpływającymi na przebieg (szybkość i efektywność!) spotkania są:
- przygotowany Backlog Produktu – elementy znajdujące się na górze backlogu powinny być wcześniej oszacowane, mieć określone kryteria akceptacyjne, spełniać kryterium gotowości;
- powinna być znana prędkość Zespołu Deweloperskiego (ang. velocity) – czyli średnia liczba punktów spalanych przez Zespół podczas Sprintu;
- znane ograniczenia biznesowe lub techniczne, które mogą wpłynąć na możliwość dostarczenia produktu przez Zespół Deweloperski;
- dostępność Zespołu (ang. capacity) – znana jest dostępność każdego z członków Zespołu podczas nadchodzącego Sprintu (urlopy i inne planowane nieobecności lub niedostępności).
Podczas pierwszej części Zespół Deweloperski wspólnie z Właścicielem Produktu wybiera z uporządkowanego i przygotowanego przez Właściciela Produktu Backlog Produktu elementy o najwyższym priorytecie. Elementy te, wcześniej omówione i oszacowane podczas spotkań Pielęgnacji Backlog Produktu i spełniające Kryterium Gotowości, powinny prowadzić do osiągnięcia Celu Sprintu, przedstawionego Zespołowi przez Właściciela Produktu na początku spotkania. Ta część nie powinna zająć więcej niż połowę czasu przeznaczonego na całe spotkanie. Lista elementów Backlog Produktu przyjęta do realizacji w danym sprincie tworzy Backlog Sprintu (ang. Sprint Backlog).
W drugiej części spotkania, członkowie Zespołu Deweloperskiego planują sposób dostarczenia wybranych Elementów Backlog Produktu zgodnie z Definicją Ukończenia. Każdy z planowanych Elementów jest rozbijany na pojedyncze zadania (ang. task). Następnie szacowany jest czas potrzebny na zrealizowanie każdego z nich. Szacowanie zadań zwykle odbywa się w tzw. „idealnych godzinach” w przeciwieństwie do szacowania Elementów Backlog Produktu, estymowanych w punktach (ang. story points).