Tablica zadań jest jednym ze sposobów komunikowania postępu sprintu przez Zespół. Jej głównym celem jest prezentowanie zadań przeznaczonych do realizacji w danym sprincie, wraz z ich aktualnym statusem.
Jest to tradycyjna forma reprezentacji Sprint Backlog. Zawiera elementy Backloga Sprintu (np. historyjki użytkownika), Do których przyporządkowane są wszelkie zadania niezbędne do ukończenia danego elementu.
Zwykle ma wygląd tablicy, podzielonej na kolumny. Kolumny określają kolejne etapy realizacji danego elementu, np: do zrobienia, w realizacji, zrobione (opcjonalnie: testowanie). Budowę Tablicy, szczególnie układ kolumn czyli przepływ pracy i inne statusy zgłoszeń, określa wyłącznie Zespół Developerski (jako zespół samoorganizujący się, nie powinien mieć narzucanej formy i układu tablicy).
Z reguły wszystkie elementy (oczywiście wraz z ich zadaniami), które znalazły się w Backlog Sprintu, są umieszczane w kolumnie “do zrobienia”. Następnie, w momencie, gdy jeden z członków Zespołu zaczął ich realizację, przenoszone są do kolejnej kolumny – “w trakcie realizacji”.
Tablice mogą być prowadzone zarówno w postaci tablic fizycznych, jak i elektroniczne np za pomocą odpowiednich systemów.
Obie formy prowadzenia tablicy spełniają tą samą rolę, ale niestety żadna z nich nie jest idealna – obie mają nie tylko zalety, ale tez wady.
Tablica fizyczna
Standardowo jest to tablica korkowa lub magnetyczna, z przyczepionymi karteczkami (drukowanymi lub odręcznie pisanymi samoprzylepnymi post it’ami) na których zapisane są poszczególne elementy Backlog Sprinta. Może być podzielona na kolory, karteczki mogą zawierać specyficzne dla danego Zespołu dodatkowe oznaczenia. Bardzo ważne, by była umieszczona w widocznym miejscu w pomieszczeniu, w którym pracuje Zespół.
Tablica taka, na którą patrzymy przez cały czas, daje większe poczucie wykonywanej pracy.
Dodatkowo, nie od dziś wiadomo, że “dotykanie” kartek czy ręczne pisanie ma ogromny wpływ na mózg, rozwijając i aktywując rejony kory mózgowej odpowiedzialne za pamięć i przyswajanie nowych informacji.
Sam fakt samodzielnego, ręcznego przekładania/przeklejania karteczek między poszczególnymi kolumnami działa motywująco na wykonawce oraz na pozostałych członków zespołu, dając poczucie realizacji, sprawczości, ukończenia zadania.
Warto też wspomnieć o jeszcze jednej zalecie – spotkania Codziennego Scruma (ang. Daily Scrum) bardzo wygodnie i łatwo jest realizować przy tablicy, która umieszczona jest np. na ścianie pokoju Zespołu. Podczas spotkania aktualizuje się tą tablicę, “wypala się punkty”, zmienia statusy – spotkanie jest ciekawsze, Zespół bardziej zaangażowany wykonując czynności związane z utrzymaniem Tablicy, a samo Daily staje się mniej “suche” 🙂 .
Niewątpliwą wadą takiej tablicy jest jej utrzymanie. Utworzenie i aktualizowanie wymaga systematyczności i pełnej zgodności Zespołu dotyczącego prowadzenia tablicy w takiej postaci. Z tablicy fizycznej nie wygenerujemy niestety automatycznie raportów służących rozliczeniu pracy w sprincie lub w całym projekcie, nie zrobimy zestawienia elementów dotyczących danego obszaru systemu..
Automatyzację raportowania, świetnie wspiera tablica elektroniczna.
Tablica elektroniczna
Jest łatwa do prowadzenia (zwykle umożliwia szybkie tworzenie nowych zgłoszeń, ich aktualizację, zmiany stanów. Jest wygodna utrzymywaniu). Systemy umożliwiające prowadzenie tablic zadań, posiadają możliwość budowania przepływów pracy. Dzięki nim, możliwe jest kontrolowanie przejść między stanami poszczególnych elementów. Warto wspomnieć, że tablica elektroniczna jest niezbędna przy zespołach rozproszonych, lub gdy wymagane jest bieżące prezentowanie postępów prac innym osobom zaangażowanym w projekt. Bardzo często tworzenie Tablicy Zadań jest jedną z funkcjonalności większego systemu umożliwiającego zarządzaniem rozwojem projektu.
Niestety używając tablic elektronicznych, nie mamy aż takiego poczucia sprawczości, nie angażujemy się w ręczne tworzenie karteczek zadaniami 😉 . Można natomiast bardzo szybko wygenerować niezbędne raporty. Zauważyłam, że często zespół może mieć problemy z aktualizowaniem stanów takiej tablicy. Używając tablice elektroniczną, trudno “przy niej” zrobić spotkania Daily Scrum, co przy tablicy fizycznej staje się dość naturalne 🙂
Rozwiązanie hybrydowe
W rozwiązaniu hybrydowym występuje zarówno uproszczona tablica fizyczna, utrzymywana przez członków Zespołu, oraz tablica elektroniczna, utrzymywana np przez Scrum Mastera. Takie rozwiązanie, bardziej kosztochłonne z punktu widzenia utrzymania tablic, jest bardzo dobrym rozwiązaniem, gdy chcemy mieć szybki dostęp do raportów lub móc prezentować wyniki prac “na zewnątrz”. Zespół może samodzielnie, ręcznie aktualizować tablicę fizyczną, a jednocześnie np. jedna wyznaczona osoba aktualizuje tablicę elektroniczną w oparciu o tablicę fizyczną.
Tablica zadań – po co w ogóle ją mieć?
Co daje prowadzenie tablicy zadań?
Jako sposób komunikowania postępu prac, realizuje jeden z filarów SCRUM – czyli transparentność. Dostęp do Tablicy mają wszyscy zainteresowani, powinna być ogólnodostępna. W ten sposób w sposób jawny Zespół prezentuje nad czym aktualnie pracuje i ile pracy jeszcze zostało do zrealizowania danego sprinta.
Dla Zespołu jest bazą, wg której zespół realizuje poszczególne zadania. Dzięki statusom elementów (lub/i kolumnom na tablicy), zespół ma możliwość śledzenia postępów prac nad danym zgłoszeniem. Osoba postronna może też szybko się zorientować w etapie wykonywanej pracy.
Zespół, mając “przed sobą” Tablicę Zadań z wyszczególnionymi elementami, jest bardziej zorientowany na realizacje i kończenie poszczególnych zadań. Jest zorientowany na cel. Przeniesienie wszystkich elementów do kolumny “DONE” jest podstawowym celem pracy członków Zespołu w sprincie.
Którą tablicę używać?
Nie ma jednej najlepszej odpowiedzi na to pytanie 🙂 Wszystko zależy od Zespołu, od projektu, od przyzwyczajeń członków Zespołu, od ich doświadczenia.
Warto jednak podkreślić, że dla nowego, młodego zespołu (przez “młody” mam na myśli nie tylko składający się z osób mało lub niedoświadczonych, ale nawet super doświadczonych, którzy ze sobą wcześniej nie pracowali) najlepszym rozwiązaniem jest utrzymywanie tablicy fizycznej. Może to być część rozwiązania hybrydowego, jednak tablica fizyczna w tym przypadku ma ogromne znaczenie dla budowania “Zespołu” i zaangażowania się w projekt.