Niniejszy post rozpoczyna cykl artykułów dotyczących technik pozyskiwania wymagań. Na pierwszy plan bierzemy “identyfikację na podstawie istniejących dokumentów” po ludzku 🙂
Analiza dokumentów
Technik zbierania wymagań jest cała masa (o tym napiszę innym razem a tu znajdzie się wtedy link do tego artykułu 🙂 ). Jednym z nich, jest tzw “identyfikacja na podstawie istniejących dokumentów”, czyli dogłębna i bardzo dokładne rozpoznanie wszelkich “papierów”, które są związane z analizowanym tematem .
W szczególności chodzi o dokumenty:
- wejściowe, które mogą wnosić jakieś dane do procesu,
- robocze, które produkowane są w trakcie realizacji procesu, oraz
- wyjściowe, które zawierają dane przetworzone w trakcie procesu (i często służą innym powiązanym procesom w organizacji).
Takie dokumenty to cała masa wiedzy! Można z nich wyczytać prawie wszystkie ważne dane, którymi musimy się “zaopiekować” w trakcie modelowania danego procesu, oraz – co najważniejsze, wyłapać “oczywiste oczywistości” o których biznes “nie pomyślał” nam powiedzieć, bo przecież “to takie oczywiste”…
Można je powiązać z procesami, podzielić na różne ścieżki i scenariusze.. Praca z dokumentami to jedna z moich “najulubieńszych” form analizy! Dlaczego? Właśnie dlatego, że ludzie podczas warsztatów czy spotkań roboczych mogą powiedzieć dużo ważnych rzeczy, ale mogą też o wielu sprawach w momencie rozmowy po prostu nie pamiętać, a dokumenty pokazują dokładne funkcjonowanie aktualnego procesu. Celowo nie piszę w tym momencie o “potrzebach aktualnego procesu”, gdyż, jak zapewnie się domyślacie, często przetwarzanych jest znacznie więcej danych, niż proces faktycznie tego wymaga. Albo przetwarzanie jest w innym aspekcie, niż jest to wymagane (tu kolejny temat, który wkrótce będzie na tapecie – czyli procesy AS IS i TO BE). Mieliście z takimi przypadkami do czynienia? Pewnie tak, bo taki case spotyka to chyba każdego analityka 🙂
Mimo, że analiza dokumentów ma mnóstwo zalet i daje ogrom informacji do przetworzenia w procesie analizy, to jednak ma kilka wad, o których warto pamiętać. I niestety, ma też pułapki, na które trzeba uważać – szczególnie, jeśli to nasze początki danym obszarze biznesowym lub ogólnie w analizie 🙂
Zalety, wady i pułapki
Zalety analizy dokumentów:
- dokumenty można analizować niezależnie od dostępności osób związanych z badanym procesem;
- dostarczają ogromnej ilości informacji (jeśli są aktualne i kompletne;) )
- może być świetnym źródłem danych, przemyśleń i pytań, przydatnych podczas innych technik pozyskiwania wymagań (np rozmów z użytkownikami).
Wady analizy dokumentów
- posiadana dokumentacja może być nieaktualna, niekompletna, nadmiarowa (przetwarzanie niepotrzebnych w danym procesie danych)
- dość pracochłonna, wymaga dogłębnego zbadania każdego dokumentu i towarzyszących aktów prawnych wewnętrznych i zewnętrznych
Pułapki:
- brak odniesienia do wyjaśnienia danego dokumentu (czyli nie wiemy skąd jest i po co istnieje dany dokument/fragment/informacja, nie ma tego w żadnym innym dokumencie);
- nieprecyzyjne określenie znaczenia poszczególnych pól w dokumencie ( case “niepodjęte netto”);
- nadmiar dokumentów i upór użytkowników, że to musi tak być (problem optymalizacji procesu);
- osoba, która przekazała dokumenty, nie miała świadomości całego procesu i przekazała niekompletne dokumenty co daje niepełny obraz w analizie;
- nieprecyzyjne wewnętrzne akty prawne lub, w ekstremalnej sytuacji, brak zgodności aktów prawnych wewnętrznych i zewnętrznych;
- analiza dokumentów zwykle nie jest samodzielną techniką, czyli nie wystarczy tylko przejrzeć dokumenty – trzeba jeszcze porozmawiać z tymi, którzy z nich korzystają 🙂 .
Z życia wzięte…
Moje osobiste rady…
- Na początku analizy postaraj się otrzymać/zbierz tak dużo dokumentów z danego obszaru, na ile to możliwe. Przydatne będzie wszystko co dotyka danego procesu:
- mapy, opisy i diagramy procesów,
- diagramy organizacyjne (hiper ważne!),
- specyfikacje produktów,
- istniejące procedury,
- instrukcje użytkowników,
- standardy postępowania,
- raporty o problemach,
- literatura związana z daną tematyką (mam tu na myśli także akty prawne typu ustawy czy rozporządzenia).
- Zapoznaj się z tymi dokumentami, przeanalizuj, spróbuj wybadać “co z czym się je”. Pamiętaj, podczas analizy dokumentów natychmiast zapisuj wszelkie pytania czy wątpliwości, jakie przychodzą Ci do głowy, bo odłożenie na później może spowodować, że ulecą z głowy! Notuj na wydrukach albo w programie. Używaj kolorów, np czerwony – “skąd to się bierze???” a pomarańczowy “czy dobrze rozumiem ten fragment?”. Jeśli dokumentów jest dużo i ciężko ogarnąć je “na raz”, zrób listę dokumentów i przy każdym zapisuj skąd/po co/co przetwarza, jakie dane ma i skąd i.. pytania, które przyszły Ci do głowy podczas analizy tego dokumentu.
- Skonfrontuj swoje przemyślenia względem tematu z użytkownikami (w ten ogólny sposób chcę napisać, że nie ważna jest tu forma tej konfrontacji, byle miała miejsce 😉 ). Może to być ankieta, warsztat (!!!!), wywiad, tzw “obserwacja w terenie” czy cokolwiek innego, ale ważne jest to by przegadać (pisemnie lub ustnie, a nawet jeśli ustnie, to potem potwierdź pisemnie;) ) czy dobrze rozumiesz otrzymane dokumenty, czy wiesz dokładnie skąd które dane pochodzą, jak są przetwarzane i co dalej się z nimi dzieje.
- PYTAJ! Do upadłego, do skutku, do znudzenia.. czyli do uzyskania jednoznacznej wyczerpującej i wystarczającej odpowiedzi co znajduje się na tym dokumencie. Bardzo często analitycy boją się pytać, bo obawiają się wyjść na niedoinformowanych lub niekompetentnych… Albo mają “szczęście” rozmawiać ze “starym wygą” z danego obszaru, który zabija ich swoją wyższością i podczas rozmowy rzuca znaczące spojrzenie i komentarz w stylu “To Pan/Pani nie rozumie skąd to się wzięło? Przecież to oczywiste.. ” po czym przechodzi do następnego pytania a my nadal “nie kumamy” i zostajemy bez konkretnej odpowiedzi 😉 Albo rozmawiamy z jakimś wizjonerem=formułą1, który nie zatrzymujeSięNaJednymPytaniuTylkoOdRazuMówiOWyprawieNaMarsaIOJeszczeInnymNowymProjekcieIJegoZałożeniachAToPytaniePrzecieżNieistotneI(…) . I weź tu człowieku miej odwagę go zatrzymać w tych wizjach, grzecznie przywołać tamto pytanie i konsekwentnie je powtarzać aż do uzyskania potrzebnej informacji. Dlatego Analityku, PYTAJ, grzecznie, taktownie, nawet jeśli rozmówca weźmie Cię za niespełna rozumu, ale pytaj aż do skutku 🙂
- Sprawdzaj informacje! Nie ważne jak bardzo przekonujący był wspomniany wcześniej Stary Wyga, jeśli on twierdzi że coś jest robione na podstawie ustawy lub rozporządzenia, to warto zrobić ten wysiłek i się ze wspomnianym dokumentem zapoznać. Wyobrażam sobie oczywiście tematy, gdzie ogrom aktów prawnych mógłby “zabić ilością” nawet najgorliwszego analityka, ale nie ukrywajmy, że analiza zwykle dotyczy mniejszych części danego tematu. A analiza aktów prawnych daje to bardzo solidne fundamenty do merytorycznej rozmowy o konkretnych, uzasadnionych potrzebach.
W efekcie analizy dokumentów pozyskacie informacje do dalszej specyfikacji i na warsztat/spotkanie robocze przyjdziecie znacznie lepiej przygotowani 🙂
Z tą techniką związane jest pewne zdarzenie, które było jednym z kluczowych doświadczeń w procesie kształtowania się mnie jako analityka, ale o tym następnym razem;) Wypatrujcie posta “case: niepodjęte netto”! 🙂